Tổ chức lễ khai trương công ty hay cửa hàng là một cơ hội quan trọng trong chuỗi hoạt động kinh doanh. Đây không chỉ là dịp để giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mà công ty hoặc cửa hàng cung cấp, mà còn là một cơ hội quan trọng để quảng bá thương hiệu. Vietsky Event sẽ hướng dẫn chi tiết về các bước tổ chức lễ khai trương và những lưu ý trong sự kiện.
1. Sự kiện khai trương là gì?
Sự kiện khai trương là một hoạt động tổ chức để chính thức mở cửa một doanh nghiệp mới, cửa hàng, dự án, hay một địa điểm nào đó. Thường thì sự kiện này được tổ chức để kỷ niệm và tạo cơ hội để những người quan trọng, khách hàng, đối tác, và cộng đồng có thể tham gia, chúc mừng và chia sẻ niềm vui với chủ doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Tổ chức lễ khai trương thường bao gồm nhiều phần như lễ cắt băng, phát biểu chào mừng, thực đơn ẩm thực, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới, cũng như các hoạt động giải trí. Mục tiêu của sự kiện này không chỉ là tạo dịp cho người tổ chức tỏ ra chuyên nghiệp và mở cửa hàng một cách hoành tráng, mà còn để tạo ấn tượng tích cực và gây ấn tượng tốt với khách hàng và cộng đồng.
Tóm lại, sự kiện khai trương không chỉ là một nghi thức chào đón mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tạo dấu ấn tích cực, xây dựng mối quan hệ và thể hiện sự chuyên nghiệp và sự quan trọng của mình trong cộng đồng kinh doanh.
2. Những lưu ý khi tổ chức lễ khai trương cơ bản, đầy đủ
– Trước ngày khai trương: Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, công ty hoặc cửa hàng cần thực hiện một loạt công việc chuẩn bị. Bước đầu tiên là lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm việc xác định thời gian, địa điểm, chương trình, số lượng khách mời, và ngân sách. Tiếp theo, việc chuẩn bị vật dụng cần thiết như băng rôn, cắt băng khánh thành, hoa, bánh kem, dụng cụ cúng khai trương, trang trí, âm thanh, ánh sáng, và các vật phẩm khác phù hợp với chủ đề sự kiện. Quan trọng nhất, công ty cần thông báo cho khách hàng, đối tác, nhân viên và công chúng về sự kiện khai trương để tạo sự chú ý và mọi người có thể chuẩn bị tham dự.
– Lễ cúng khai trương: Ngày khai trương, công ty hoặc cửa hàng sẽ tổ chức lễ cúng tại địa điểm đã được chuẩn bị trước đó. Lễ cúng khai trương thường diễn ra vào buổi sáng hoặc chiều, phụ thuộc vào kế hoạch sự kiện. Thường có sự tham gia của thầy cúng để tụng kinh, cúng lễ, và thực hiện các nghi thức truyền thống hoặc theo tôn giáo cụ thể. Đồng thời, công ty cần chọn người dẫn chương trình, người cắt băng khánh thành, và chuẩn bị các đồ cúng. Sự kiện này cũng là dịp để mời khách mời, khách hàng, và đối tác tham gia, tạo sự gắn kết và tăng cường quan hệ.
– Chương trình giới thiệu sản phẩm, dịch vụ: Ngay sau lễ cúng khai trương, công ty tiếp tục với chương trình giới thiệu sản phẩm và dịch vụ. Điều này có thể bao gồm trưng bày sản phẩm, trình diễn dịch vụ, thử nghiệm sản phẩm, hoặc các chương trình khuyến mãi đặc biệt. Mục tiêu tổ chức lễ khai trương là để khách hàng có cơ hội hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ của công ty và có trải nghiệm trực tiếp. Cùng lúc đó, công ty có thể tổ chức các hoạt động giao lưu, giao dịch thương mại để tạo sự tương tác với khách hàng và đối tác.
– Tiệc liên hoan sau khai trương: Để kết thúc sự kiện một cách ấn tượng, công ty có thể tổ chức tiệc liên hoan sau khai trương. Đây là cơ hội để khách hàng, đối tác, và nhân viên giao lưu, tăng cường quan hệ và thưởng thức các món ăn, đồ uống ngon. Địa điểm tổ chức có thể là ngoại ô, nhà hàng, khách sạn hoặc tại chính cửa hàng của công ty. Cùng với đó, công ty nên chuẩn bị các quà tặng, phần thưởng hoặc các chương trình văn nghệ để tạo ấn tượng và những kỷ niệm đáng nhớ.
– Hoạt động PR và quảng bá sau khai trương: Sau sự kiện, công ty tiếp tục hoạt động PR và quảng bá để duy trì sự chú ý của khách hàng và công chúng. Các kênh truyền thông xã hội, website, blog, và các phương tiện truyền thông khác được sử dụng để chia sẻ thông tin, hình ảnh và video về sự kiện. Ngoài ra, công ty có thể tổ chức các hoạt động PR như phát sóng truyền hình, đài phát thanh, đăng tin trên báo chí, hay chiến dịch quảng cáo trực tuyến để thu hút sự quan tâm và tiếp tục tạo ra hiệu ứng lan truyền.
– Chăm sóc khách hàng sau khai trương: Duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng là quan trọng. Công ty có thể thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng như gửi thư cảm ơn, cung cấp thông tin khuyến mãi, và tổ chức các sự kiện đặc biệt dành cho họ. Điều này giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng, tăng cường sự gắn kết và xây dựng lòng tin với công ty.
– Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện: Cuối cùng, sau sự kiện, công ty cần thực hiện quá trình đánh giá và rút kinh nghiệm. Tổ chức cuộc họp đánh giá với nhân viên, thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng, đối tác để đánh giá hiệu quả của sự kiện. Việc này giúp công ty nhận biết điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất những cải tiến cần thiết cho các sự kiện tương lai.
3. Timeline lễ khai trương đầy đủ và chi tiết nhất
Bên cạnh việc xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương, việc triển khai sự kiện cũng đóng vai trò quan trọng và là bước quyết định đến thành công của buổi lễ khai trương. Khi tất cả các bước chuẩn bị được thiết lập, quá trình tổ chức sự kiện sẽ diễn ra theo kịch bản đã được xây dựng trước đó.
– Tiếp đón khách tham dự:
+ Bố trí nhân sự hướng dẫn quan khách ra điểm đỗ xe, tiếp đón và nhận hoa chúc mừng từ khách để đưa vào hội trường sân khấu chính.
+ Tại cổng sự kiện, đội ngũ hướng dẫn đưa khách vào khu vực sảnh chính.
+ Tại bàn lễ tân, nhân viên lấy thông tin khách mời và mời họ sử dụng các tiện ích đã chuẩn bị.
+ Lân múa đón khách đầu giờ tạo không khí sôi động, náo nhiệt
+ Nhân viên phục vụ tiệc phục vụ khách dùng teabreak
– Văn nghệ khai mạc chương trình:
+ Múa lân, múa trống hội tạo không khí náo nhiệt cho sự kiện.
+ Biểu diễn các tiết mục văn nghệ chào mừng để thu hút sự chú ý của khách mời.
– MC giới thiệu chương trình, giới thiệu đại biểu
+ MC xuất hiện, giới thiệu và giải thích lý do tổ chức sự kiện.
+ Trình chiếu video giới thiệu về doanh nghiệp.
+ Lãnh đạo doanh nghiệp lên phát biểu chào mừng và chia sẻ tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp.
+ Đại diện khách mời nổi tiếng cũng có cơ hội phát biểu và gửi lời chúc tốt đẹp.
– Nghi Thức Cắt Băng Khai Trương:
+ PG chuẩn bị bộ cắt băng và di chuyển lên sân khấu chính.
+ MC mời lãnh đạo doanh nghiệp và đại biểu lên tiến hành nghi lễ cắt băng.
+ Khi băng được cắt, pháo hoa và pháo tràng kim sẽ tạo điểm nhấn lớn cho sự kiện.
+ Đại diện doanh nghiệp khai mạc khu vực khai trương để khách mời trải nghiệm sản phẩm và dịch vụ.
– Hoạt động giao lưu tương tác với khách mời:
+ Các tiết mục văn nghệ và minigame tương tác giữa khán giả và sân khấu.
+ Bốc thăm trúng thưởng và trao quà cho khách mời may mắn.
+ Khách mời được mời tham gia trải nghiệm các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.
– Kết Thúc Buổi Lễ Khai Trương:
+ Đại diện doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến khách mời.
+ Chụp hình lưu niệm và tặng quà (nếu có).
+ Lễ tân chào khách và tiễn khách ra xe.
+ Thu dọn và dọn dẹp địa điểm tổ chức.
***) Những lưu ý quan trọng:
– Phân công nhiệm vụ và đào tạo nhân viên đảm bảo sự chu đáo và chuyên nghiệp.
– Đảm bảo kịch bản lễ khai trương có nội dung sáng tạo và hấp dẫn.
Có thể bạn quan tâm:
Lễ khai trương là gì? Quy trình tổ chức lễ khai trương cửa hàng mới nhất
Công ty tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp tại HCM | Lễ Khai Trương Toà Nhà VSTART LAND
Dịch vụ tổ chức lễ khai trương tại Bình Phước | Khai trương công ty đầu tư phát triển Hoàng Long Hải
4. Lựa chọn đơn vị Tổ chức sự kiện Khai trương chuyên nghiệp
Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, Vietsky đã tỏ ra xuất sắc trong việc tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp cho các công ty và tập đoàn lớn tại TPHCM. Đội ngũ nhân sự của công ty không chỉ sở hữu kiến thức chuyên sâu và kỹ năng đa dạng trong quản lý dự án, thiết kế sân khấu, âm thanh ánh sáng, trang trí, nhân sự và phục vụ khách hàng, mà còn cam kết mang đến sự tận tâm và chuyên nghiệp để đảm bảo lễ khai trương diễn ra suôn sẻ và thành công.
Sức mạnh của Vietsky không chỉ nằm ở kỹ năng và kinh nghiệm, mà còn ở khả năng lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Công ty tạo ra những giải pháp hợp lý, đảm bảo rằng lễ khánh thành sẽ phản ánh chính xác giá trị và thông điệp của công ty. Vietsky hợp tác cùng khách hàng xây dựng ý tưởng, lựa chọn phong cách trang trí, âm nhạc, và màn trình diễn phù hợp với mục tiêu và mong muốn của họ.
Vietsky không ngừng theo dõi các xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và áp dụng những ý tưởng sáng tạo vào từng dự án. Đội ngũ nhân viên sáng tạo và linh hoạt, luôn sẵn sàng thích ứng với mọi thay đổi để mang đến cho khách hàng trải nghiệm độc đáo và đáng nhớ.
Ngoài tổ chức lễ khai trương, Vietsky cũng chịu trách nhiệm tổ chức hội thảo, triển lãm, gala dinner, và nhiều sự kiện khác. Với sự linh hoạt và đa dạng, Vietsky đáp ứng mọi yêu cầu và mong muốn của khách hàng
Liên hệ với chúng tôi tại địa chỉ 29 Đường số 2, Khu đô thị Vạn Phúc, Phường Hiệp Bình Phước, Thành phố Thủ Đức, TP.HCM. Hoặc liên hệ qua số điện thoại: 0932 68 74 77 – 0965 32 69 66.
