Quy trình tổ chức một buổi tiệc tất niên chuyên nghiệp
Thời điểm cuối năm là thời điểm mà các công ty đang phải căng mình để hoàn thành những yêu cầu trước thềm năm mới. Tổ chức một buổi tiệc tất niên là một dịp để công ty nhìn lại chặng hành trình vừa qua cũng như đặt ra mục tiêu cho năm mới. Đây cũng là dịp mà đội ngũ nhân viên gắn kết và là cơ hội giao lưu thêm với các bên đối tác. Vậy làm thế nào để tổ chức một buổi tiệc tất niên chuyên nghiệp? VietSky sẽ giới thiệu với bạn 5 bước để lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp cho công ty của bạn.
Quy trình tổ chức một buổi tất niên qua 5 bước
Bước 1: Lên dự trù kinh phí mà công ty có thể chi trả cho việc tổ chức tiệc tất niên
Với kinh phí tổ chức hạn chế, bạn khó có thể triển khai những ý tưởng sang trọng, hoa mỹ và ngược lại. Biết được ngân sách cần để tổ chức, bạn có thể cân đối được chi tiêu bằng việc thêm hoặc bớt các hoạt động để tiệc tất niên vẫn có thể diễn ra thành công trọn vẹn. Đây cũng chính là lý do mà các công ty thường thuê những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để cân đối các yếu tố cũng như có kế hoạch chi tiết về sự kiện của công ty, từ đó, chúng ta có thể kiểm soát các rủi ro trong quá trình chạy sự kiện.
Bước 2: Tính toán số lượng người tham dự tiệc tất niên
Tùy thuộc vào số lượng người tham gia để bạn quyết định độ lớn của địa điểm cho phù hợp. Với số lượng người lớn, dao động từ trên 200 người bạn nên lựa chọn sảnh tiệc lớn để đem đến cho người tham gia sự thoải mái. Nếu số lượng người tham dự ít, trong khoảng từ 100-200 người, bạn nên lựa chọn những sạch tiệc vừa để tạo cảm giác ấm cúng cũng như tiết kiệm chi phí địa điểm.
Bước 3: Lên concept, ý tưởng tổ chức tiệc tất niên
Bất cứ sự kiện nào cũng phải có sự chuẩn bị kỹ càng, nhất là trong khâu lên concept, ý tưởng chương trình. Bởi vì, concept sẽ quyết định từ màu sắc, hình ảnh trang trí, các tiết mục văn nghệ và những yếu tố liên quan đến khâu setup khác.
Công ty có thể làm một cuộc khảo sát nhỏ để tham khảo ý kiến của nhân viên trong công ty để đa dạng hóa ý tưởng thực hiện. Mặt khác, ngoài các đối tác, các đơn vị cung ứng thì công nhân viên chính là đối tượng chính đến với sự kiện của công ty. Vì vậy nên, việc tham khảo ý kiến của họ sẽ giúp cho tổ chức tiệc tất niên thuận lợi hơn.
Tham khảo các concept, ý tưởng tổ chức tiệc tất niên tại đây
Bước 4: Kịch bản chương trình tổ chức tiệc tất niên cần gì cho thú vị?
Sau khi có concept của tiệc tất niên, bạn sẽ tiến hành khâu chuẩn bị cho chương trình. Trong đó, có một kịch bản tiệc tất niên chặt chẽ và thú vị sẽ chiều lòng tất cả thực khách đến tham dự. Các tiết mục văn nghệ đặc sắc sẽ là yếu tố ghi điểm trong mắt các đối tác cũng như toàn thể đội ngũ nhân viên công ty. Thay vì “nhai” lại những tiết mục nhàm chán, bạn có thể tìm kiếm những tiết mục như ảo thuật, hài kịch, nhảy hiện đại,…
Bước 5: Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức tiệc tất niên
Bạn nên lên kế hoạch tổ chức sớm để thông báo cụ thể thời điểm tổ chức cho khách tham dự. Cuối năm là khoảng thời gian di chuyển nhiều, vì vậy, bạn nên cân nhắc thời gian tổ chức sao cho phù hợp với đa số khách tham dự.
Địa điểm tham dự sẽ dựa trên mức độ phù hợp của kinh phí và concept cũng như số lượng người tham dự địa điểm. Vì vậy, rất khó để chọn địa điểm trong thời gian ngắn, các bạn cần đi khảo sát để có một bảng so sánh cụ thể nhất.
Tham khảo các địa điểm tổ chức sự kiện tại đây
Một số kinh nghiệm khi tổ chức tiệc tất niên
Kịch bản MC
MC có vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt chương trình, vì vậy, sau khi lên kịch bản chương trình, bạn nên lên kịch bản MC cho sát. Trao đổi trước với MC về các phần để buổi tiệc diễn ra suôn sẻ hơn.
Các nội dung phải có trong một sự kiện tất niên
Chào đón đại biểu, ổn định vị trí
Văn nghệ chào mừng
MC tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời
Bài phát biểu của lãnh đạo công ty
Tổng kết thành tựu
Đặt ra những mục tiêu mới trong năm tiếp theo
Văn nghệ
Khách dùng tiệc
Văn nghệ kết thúc/ Trò chơi
MC cảm ơn và chào tạm biệt khách mời.
Hi vọng với những chia sẻ trên đây, các bạn có thể xây dựng một buổi tiệc tất niên chuyên nghiệp và suôn sẻ. Nếu lo lắng, hãy liên hệ ngay đến VietSky để có những tư vấn tận tình nhất.
LIÊN HỆ NGAY VIETSKY HÔM NAY
ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC TỐT NHẤT CHO SỰ KIỆN CỦA BẠN
HOTLINE: 0932 68 74 77 – 0903 96 74 77
Bạn sẽ nhận được tư vấn & báo giá không quá 60 phút.
Tại sao không liên hệ với VietSky để được nhận báo giá và sự tư vấn ?
